La filosofia Lean applicata ad un partito: il primo tentativo lo abbiamo fatto noi!

Applicare la filosofia Lean ad un’azienda è già di per sé complicato, ma applicarla ad un partito politico è proprio una sfida. Ed è quello che noi abbiamo cercato di fare, e abbiamo riscosso l’interesse di una rete internazionale di agenzie di consulenza e di alcune università italiane.

In un articolo su Planet Lean, il giornale dell’organizzazione internazionale Lean Global Network che riunisce molte agenzie di consulenza Lean,  parlano del Partito Democratico della Provincia di Vicenza e di come è nata e si è sviluppata questa idea. In calce al post trovate la traduzione in italiano.

Per il principio per cui non necessariamente bisogna essere a Parigi o a New York per fare qualcosa di innovativo, questa volta l’avvio lo abbiamo dato noi a Vicenza.

Di cosa si tratta? Il Lean management, ovvero produzione snella, è una modalità di organizzazione aziendale, inventato dalla Toyota, che mira ad eliminare tutte le attività che non producono valore per rendere le organizzazioni più efficienti ed efficaci. Per le aziende non è certo una novità, anche se molte sono ancora lontane da una reale applicazione di questo sistema. Ma per un partito politico è proprio la prima volta.

Negli ultimi mesi del 2015, l’allora Segretario del PD vicentino, Pietro Menegozzo, sollecitato dalla sconfitta elettorale dello scorso maggio, aveva avviato un percorso di riflessione e di analisi per individuare obiettivi ed azioni concrete con la finalità di dare nuova forza al partito. In molti sentivano l’esigenza di comprendere gli errori compiuti, per evitare possibilmente di rifarli, ma il Segretario voleva evitare di ripetere gli schemi del passato, basandosi sulla semplice constatazione che, se si continuano a fare le stesse cose nello stesso modo, non si può pretendere di avere risultati diversi. Per questo, coadiuvato da un attivo team di dirigenti del partito, ha dato l’incarico all’Istituto Lean Management di seguire il percorso. Anche se la filosofia Lean è da tempo applicata nelle aziende, questo è stato, a livello internazionale, il primo tentativo di applicazione ad un partito politico. Come riportato nell’articolo di Planet Lean “I gruppi che hanno adottato la metodologia Lean hanno visto risultati migliori: attraverso il metodo A3 (una metodologia consueta nei processi lean)  sono riusciti a restare focalizzati sul tema e sono riusciti a portare avanti un’analisi solida. Molto importante, hanno determinato obiettivi concreti per il partito, arrivando a proporre strade concrete per raggiungerli. Interessante il fatto che questi gruppi di lavoro hanno utilizzato con entusiasmo la metodologia affermando che il lavoro è risultato anche più piacevole”.

Questo è proprio un approccio innovativo per un partito politico. Prendere decisioni basate su dati piuttosto che su opinioni non è un esercizio facile! Comunque i cittadini  ci danno questa importante delega di decidere per loro l’utilizzo delle risorse pubbliche, la gestione del territorio, le regole del vivere civile. Quindi il minimo che possiamo fare é trovare un modo efficiente ed efficace per prendere le decisioni.

Il percorso è tutto in salita, ma il primo passo è stato fatto e la nuova segretaria, Veronica Cecconato è intenzionata a continuare in questa direzione.

 

Traduzione dell’articolo

Lean in un Partito Politico, dici davvero?

 

Una struttura locale del PD sta usando principi e strumenti lean per organizzare le proprie attività in modo più efficace e per recuperare motivazione a seguito di una pesante sconfitta elettorale.

 

Testo: Roberto Ronzani, Senior Advisor e AD di Istituto Lean Management

 

Le votazioni nelle elezioni regionali 2015 hanno rappresentato un colpo duro al PD di Vicenza. Non solo il PD ha perso le elezioni alla presidenza – la candidata Alessandra Moretti, di Vicenza, ha raggiunto appena il 22,7% dei voti – ma nella provincia di Vicenza ha ottenuto un ancor più basso 13,8%, 4 punti al di sotto delle precedenti elezioni nel 2010.

 

Il senso di disillusione creato dalla sconfitta ha reso ancor più difficile alla struttura provinciale del PD la focalizzazione sulle proprie attività.  Così si è deciso di cambiare la situazione, cercando velocemente un percorso più significativo e focalizzato.

 

In Italia (ma sono sicuro sia vero anche in altri Paesi) è opinione diffusa che le attività interne dei partiti politici siano molto poco efficaci ed efficienti, consistenti in riunioni lunghe e spesso inconcludenti.

Le decisioni poi sono spesso prese unilateralmente dai leader più sulla base dell’opportunità del momento che sulle “cose giuste” da fare, con influenze notevoli generate dalle lotte correntizie interne per prendere le “poltrone” più appetibili.

 

Un leader locale di partito mi ha detto: “Il modo attuale in cui il nostro partito è organizzato è buono per comunicare le decisioni che sono prese dal vertice, ma non per decidere insieme; ma non puoi pensare di agire nello stesso modo ed aspettarti risultati diversi! E’ chiaro che c’è qualcosa da migliorare nel nostro processo decisionale.”

 

Naturale conseguenza di questa dinamica (così come vediamo peraltro nel Business) è che quando il PD Vicentino si è trovato di fronte ad una sconfitta elettorale, la ricerca del “colpevole” è partita immediatamente, mentre la motivazione dei tesserati è caduta in basso.

 

Tentativi di rivitalizzare l’organizzazione provando a far partire gruppi di lavoro su tematiche di interesse generale con gli approcci tradizionali non davano garanzie di successo.

 

La Direzione Provinciale ha perciò deciso di rivolgersi all’Istituto Lean Management. Siamo stati immediatamente intrigati da questa “sfida”; cosa può fare l’approccio Lean per aiutare un’organizzazione in queste condizioni di scarsa motivazione?

 

LA SCIENZA FA QUESTO

 

Ci siamo chiesti come potessimo approcciare scientificamente il problema e abbiamo provato a capire che cosa significasse “misurare il gap” – la perdita di motivazione  – in questo contesto.

 

La risposta ci è parsa “semplice”. La motivazione si misura in modo indiretto nella capacità di lavorare e risolvere assieme (team work) qualche “problema” in un determinato tempo.

 

 

Una breve analisi sulle dinamiche tipiche degli incontri ha mostrato una similitudine con le tipiche riunioni aziendali nelle quali tutti vogliono dire la loro, parlando di assunti e non di fatti, usando comunicazione solo verbale, non rispettando i tempi e finendo senza aver documentato niente  e senza aver preso decisioni.

 

Prendendo ispirazione dalle 5 dimensioni del Lean Transformation Framework, abbiamo incoraggiato i partecipanti ad usare il Visual Management per esprimere la propria opinione sulle cose positive e negative del partito – una sorta di pro e contro, con post-it verdi per i pro e post-it arancioni per i contro.

 

Attribuendo poi i post-it a ciascuno dei 5 elementi del Framework (scopo indirizzato al valore, miglioramento dei processi, sviluppo delle persone, leadership e sistema di management, assunti di fondo) i gruppi sono riusciti ad identificare 4 criticità particolari.

 

  • L’identità del Partito Democratico in Veneto (assunti di fondo)
  • Le relazioni tra il partito Provinciale e i Circoli (processo)
  • L’organizzazione e la struttura del partito in relazione con gli Amministratori Locali (di nuovo, processo)
  • L’interazione del Partito con la società, principalmente con entità economiche e sociali (scopo indirizzato al valore)

 

Il gruppo è stato suddiviso in 4 sottogruppi, ognuno dei quali focalizzato su un tema usando il metodo A3 per provare ad affrontarlo.

 

COSA HANNO OTTENUTO

In quei gruppi che non hanno applicato l’approccio, il modus operandi è restato il solito, con il risultato di poca focalizzazione sul problema assegnato, carenza di analisi quantitativa e obiettivi generici. I gruppi che hanno adottato la metodologia Lean hanno visto risultati migliori: attraverso il metodo A3 sono riusciti a restare più focalizzati sul tema e sono riusciti a portare avanti un’analisi solida.

Molto importante, hanno determinato obiettivi concreti per il partito, arrivando a proporre strade concrete per raggiungerli. Interessante il fatto che questi gruppi di lavoro hanno utilizzato con entusiasmo la metodologia affermando che il lavoro è risultato anche più piacevole.

 

Alcune delle contromisure identificate grazie alle tecniche di problem-solving A3 includono: aprire canali di comunicazione tra i circoli e la struttura provinciale, fornire formazione periodica ai membri e ai leader, dedicare tempo in modo strutturato ai membri del partito per raccogliere le loro necessità, opinioni, aspettative.

 

Alla fine dell’esperimento i progetti sono stati presentati all’Assemblea Provinciale, che li ha approvati.

 

Proprio come nelle industrie, il successo dell’implementazione del Lean Thinking nel Partito Democratico di Vicenza è dipeso fortemente dalle competenze e dalla convinzione dei leader dei gruppi. Alcuni responsabili del partito hanno espresso la loro intenzione a perseverare su questa strada, facendo in modo di convincere anche le persone più scettiche finché la metodologia non diventi un modo naturale di operare. Stanno anche prendendo in considerazione la possibilità di utilizzare Lean per migliorare l’allineamento interno al partito.

Lean Thinking può fornire ad un partito politico (proprio come a qualsiasi altra organizzazione) un approccio scientifico per guidare le discussioni ed organizzare le attività, portando ad efficienza – eliminando discussioni a non-valore – ed efficacia – aiutando a fare le cose “giuste” e farle bene.

Alcuni responsabili del partito locale su questo positivo esperimento iniziale hanno detto: “Questo è proprio un approccio innovativo per un partito politico. Prendere decisioni basate su dati piuttosto che su opinioni non è un esercizio facile! Comunque i cittadini  ci danno questa importante delega di decidere per loro l’utilizzo delle risorse pubbliche, la gestione del territorio, le regole del vivere civile. Quindi il minimo che possiamo fare é trovare un modo efficiente ed efficace per prendere le decisioni.”

 

 

 

L’AUTORE

 

Roberto Ronzani, è AD e Senior Advisor dell’Istituto Lean Management in Italia. Roberto è coach e facilitatore Lean da più di 5 anni. Prima di far questo ha speso 20 anni di attività nel settore delle Telecomunicazioni e Automotive. E’ laureato in Ingegneria Elettronica nell’Università di Padova.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Share This Post